Principes de réconciliation

En temps qu'application de comptabilité en partie double, BudgetInMind doit faire face à une difficulté supplémentaire lorsqu'il s'agit d'intégrer un fichier CSV provenant d'un portail web bancaire. En effet, la plupart des banques proposent des fichiers CSV en téléchargement par compte, mais ils ne contiennent en général qu'une date, un montant et un libellé plus ou moins obscur.

Parfois, le libellé est tellement générique qu'il est quasiment identique pour chaque transaction. Dans ce cas, il n'est pas aisé d'analyser les données à importer et trouver l'entrée journal correspondante dans BudgetInMind.

D'autres fois, la description est suffisamment détaillée et différenciée pour permettre une bonne corrélation entre ce libellé et des entrées journal dans BudgetInMind. Nous présentons ci dessous comment gérer la réconciliation des données dans ce cas.

Qu'est ce que la "Réconciliation"

La Réconciliation est le processus par lequel vous vérifiez que ce que vous avez saisi dans BudgetInMind est conforme à ce que voit votre banque (et réciproquement!). Idéalement, vous devez d'abord entrer vos données manuellement dans BudgetInMind, puis vérifier que les opérations que votre banque dit avoir effectuées pour vous soient conformes à ce que vous avez saisi dans BudgetInMind. Dans les faits, vous pourrez aussi utiliser la réconciliation pour automatiquement saisir les entrées journal manquantes, ou les entrées journal que vous n'avez pas encore saisies manuellement dans BudgetInMind.

Importer des transactions inexistantes n'est pas aussi sécurisé que de réconcilier des entrées existantes

Si vous utilisez la réconciliation pour entrer des données automatiquement, vous ne pourrez alors pas voir si votre banque a effectuée des prélèvement indus, car vous faites alors confiance à ce que la banque vous dit. Bien que vous pouvez faire cela si vous le souhaitez, il est important de noter qu'il est bien plus sûr d'entrer vos données manuellement, puis d'utiliser la réconciliation pour vérifier ce que votre banque fait. Si vous n'attachez pas d'importance à ce risque et souhaitez automatiser la saisie au maximum, vous pouvez alors accepter ce risque et créer vos données automatiquement.

Quelles sont les étapes clefs

La section Vue Importation Banque présente en détail les 2 vues que nous allons utiliser. Nous vous encourageons à la lire aussi.

Télécharger le fichier CSV de votre banque

Avant de réconcilier les données, vous devez télécharger le fichier CSV de votre compte bancaire en utilisant votre navigateur internet préféré. Sauvegardez ce fichier à un endroit où vous pourrez le consulter.

Analyser le fichier CSV et le convertir en un format que BudgetInMind puisse interpréter

Comme chaque banque fourni malheureusement un fichier CSV différent et que BudgetInMind est un logiciel générique s'appliquant à toutes les banques de part le monde, il est nécessaire d'analyser et d'extraire de ce fichier les données dont BudgetInMind a besoin.

Traiter chaque ligne et la réconcilier avec une entrée existante ou en créer une nouvelle

Après que les données soient lisibles par BudgetInMind, il les analysera et réconciliera automatiquement les données qui existent déjà dans la base de données. Pour les entrées inexistantes, ou pour celle qu'il n'arrive pas à réconcilier, BudgetInMind présentera un choix d'entrées journal dont vous pourrez choisir une entrée pour la réconciliation ou pour créer une nouvelle entrée.

BudgetInMind ne créera pas automatiquement d'entrée journal sans votre accord

Comme BudgetInMind est une application "Non intrusive", elle ne créera pas de nouvelle entrées sans votre accord. Cela signifie que seules les entrées parfaitement identifiées seront automatiquement réconciliées. Dans le cas contraire, nous vous laisseront le loisir de décider ce que BudgetInMind doit faire.

Comment BudgetInMind trouve les meilleures correspondances

Pour chaque ligne du fichier CSV, BudgetInMind recherchera dans sa base de données les entrées journal correspondant le mieux à cette ligne. Pour cela BudgetInMind doit apprendre à reconnaitre les balises du fichier CSV. Ainsi, il est probable que le libellé "ARTISAN COIFFEUR" signifie toujours la même chose et pointe clairement vers des entrées journal déjà saisies. Nous utiliserons donc ce libellé, le diviserons en mots que nous appelons Balises dans BudgetInMind, puis stockerons cette information dans chaque ligne réconciliée. Ainsi, la prochaine fois que le libellé "ARTISAN COIFFEUR" apparaîtra, BudgetInMind saura quoi rechercher.

Le résultat de la recherche est regroupé en 4 niveaux de certitude

Lorsque BudgetInMind réconcilie les données, il utilise les 4 niveaux de certitudes suivants, du meilleur au plus incertain:

Hit: Lorsque BudgetInMind trouve une entrée journal avec la même date, le même montant et le même compte bancaire que dans le la ligne du fichier CSV à l'étude. Dans ce cas, BudgetInMind réconciliera automatiquement la ligne, et affichera cette ligne en vert dans le tableau résultant. Vous n'aurez alors rien à faire de plus.
Option: Lorsque BudgetInMind trouve une entrée journal avec le même montant et le même compte bancaire que la ligne CSV, mais avec une date différent. Dans ce cas, BudgetInMind vous proposera une série d'entrées pour la réconciliation, et vous n'aurez plus qu'à confirmer. La ligne s'affichera alors en bleu.
Similaire: Lorsque BudgetInMind trouve une entrée journal contenant les même balises que dans la ligne du fichier CSV. Le montant et la date seront par conséquent certainement différents. Dans ce cas, BudgetInMind proposera aussi un choix d'entrées, que vous devrez alors confirmer (l'entrée choisie servant probablement de modèle à la création d'une nouvelle entrée). La ligne s'affichera alors en bleu.
Pas de choix: Lorsque BudgetInMind ne peut trouver d'entrée journal pouvant être candidate à cette transaction. Dans ce cas, vous devrez créer une nouvelle entrée ex nihilo comme dans la vue journal. La différence notoire est que, comme vous y insérerez les balises, la prochaine fois que cette ligne apparaîtra, BudgetInMind trouvera cette ligne.

Le tableau de la vue de réconciliation montre des colonnes pour les 3 premiers niveaux. Ces colonnes contiennent le nombre d'entrées journal pour chaque niveau.

Astuce: La meilleurs façon de faire rapidement apprendre les balises à BudgetInMind est de télécharger d'anciens fichiers CSV contenant des transactions existantes dans BudgetInMind. Ainsi, la plupart des lignes seront des Hit et les balises seront automatiquement insérées dans chaque entrée journal. Lorsque vous téléchargerez après votre fichier CSV le plus récent, BudgetInMind utilisera ses connaissances pour vous proposer les entrées idoines.

Ajuster la précision de la recherche

Comme les dates peuvent différer de quelques jours entre vos saisies dans BudgetInMind et ce que la banque voit (voir beaucoup plus pour des chèques), vous pouvez modifier la précision de la recherche au travers d'un certain nombre de paramètres. Nous les décrirons dans la prochaine section.

Les entrées journal qui ne peuvent pas être réconciliées

Pour des raisons de sécurité, il y a 3 types d'entrées qui ne peuvent pas être réconciliées par ce mécanisme:

Les entrées de l'échéancier ou les raccourcis: Comme ces entrées sont "virtuelles", elle ne peuvent bien sur pas être réconciliées.
Transactions boursières: (s'applique à BudgetInMind Trading) Les entrées boursières sont des transactions complexes mélangeant une entrée journal et des données de trading (prix marché, quantité, prix d'achat, ...), et nous n'autorisons pas la réconciliation automatique au travers d'un fichier CSV. Vous devrez faire cette réconciliation manuellement dans la vue journal ou dans la vue des comptes. Cela est fait exprès, par sécurité, pour ne pas altérer le coût unitaire ni la revalorisation des actifs
Transfer de devises: (s'applique à BudgetInMind Premium ou Trading) Comme le transfer de devise requiert les cours croisés des devises qui n'est pas présent dans le fichier CSV, nous n'autorisons pas la réconciliation automatique. Il suffit de faire cette réconciliation manuellement, dans le journal ou sur la vue compte.