BudgetInMind est un logiciel de gestion des comptes. Pour bien l'utiliser, vous devrez entrer vos dépenses et recettes dans des comptes spécifiques qui vous permettrons après de voir et analyser vos finances. Avant de commencer, nous vous recommandons de lire cette section qui présente une introduction sur les principes comptables et comment ils sont mis en oeuvre dans BudgetInMind.

On peut se figurer un compte comme une enveloppe qui contient toutes les transactions d'un même type. Par exemple, vous pouvez avoir un compte Habits qui suit vos dépenses de vêtements. A chaque fois que vous achetez un vêtement, vous mettrez le ticket dans l'enveloppe, c'est à dire que vous ajouterez le montant de la dépense au solde du compte Habits. Vous pouvez aussi avoir un compte Compte Courant qui enregistrera toutes les entrées et sorties de ce compte bancaire.

BudgetInMind utilise la comptabilité en partie double, comme c'est le cas dans les entreprises. Cela signifie en particulier qu'à chaque fois que vous modifierez un compte, un ou plusieurs autres comptes seront aussi modifiés. Par exemple, lorsque vous achetez de l'alimentation, vous devrez augmenter le compte Alimentation du montant des dépenses. En même temps, vous devrez réduire le compte bancaire Compte Courant du même montant.

En comptabilité, les mots Débit et Crédit sont très souvent utilisés. Ces 2 termes embrouillent très souvent les gens car ils sont souvent traduits comme diminution et augmentation respectivement; ce n'est en fait pas toujours le cas. Il faut se représenter un compte comme une boite à 2 colonnes, l'une enregistre les augmentations au compte (les entrées) et l'autre les diminutions (les sorties). Nous appelons souvent ces comptes les comptes en T car ils sont souvent dessinées sous la forme d'un "T". Par convention, la colonne de gauche s'appelle Débit et la colonne de droite Crédit.

Parfois, un compte enregistre ses augmentations (entrées) dans la colonne débit, alors que d'autres comptes peuvent enregistrer leurs augmentations dans la colonne crédit. De manière générale, lors d'une transaction entre 2 comptes, l'un sera débité et l'autre crédité.

Il est en fait souvent assez simple de comprendre comment chaque compte fonctionne. Pensez toujours à vous représenter un compte comme une boite en "T", et placer cette boite soit dans la colonne actif ou passif du bilan, soit dans la colonne charges ou produits du compte de résultat. Ensuite la règle est simple: Les comptes de l'actif et de charges marquent leurs augmentations dans la colonne débit, les compte du passif et de produits marquent leurs augmentations dans la colonne crédit.

Typiquement, chaque transaction à un compte de ressource et un compte d'emploi. Le compte de ressource sert à financier (payer) le compte d'emploi. De même, la règle est simple: si le montant est positif, le compte d'emploi sera débité du montant et le compte de ressource sera crédité de ce montant. Si le montant est négatif, c'est l'inverse (par exemple lorsque l'on retourne une marchandise au magasin).

Dans l'exemple ci-dessus, nous utilisons le compte bancaire comme une ressource pour acheter de l'alimentation, notre compte emploi. En conséquence, nous écrivons 100€ au débit du compte Alimentation. Comme le compte Alimentation est un compte de charges, les augmentations sont portées au débit de ce compte. Ceci est correct, car nous avons augmenté la quantité d'argent dépensée en alimentation de 100€.

A l'inverse, nous écrivons 100€ dans la colonne crédit du compte Banque (car c'est le compte de ressource). Comme le compte Banque est un actif, les diminutions sont portées au crédit du compte. De nouveau, ceci est correct car nous avons effectivement diminué de 100€ le solde sur notre banque pour acheter de l'alimentation.

Bien que cela semble a priori compliqué, c'est en faite très simple, surtout lorsque l'on prend en considération le fait que la plupart de nos transactions sont du même type. Lorsque vous entrez vos comptes, nous vous recommandons de vous représentez ce que vous souhaitez faire en vous posant une question simple. Vous trouverez ainsi >95% du temps les comptes dont vous avez besoin pour entrer la transaction.

Ainsi, lorsque vous souhaitez entrer une dépense, posez vous la question suivante: J'achète quoi?, à qui? en payant avec?

• Le quoi est votre compte d'emploi: A quoi vous employez votre argent.
• Le qui est votre compte tiers: A qui vous achetez le bien.
• le avec est votre compte de ressource: La source d'argent que vous utilisez pour acheter le bien.

Le même type de question existe pour un revenu: J'ai reçu un paiement où?, de qui? pour quoi (quel service)?

• Le où est votre compte d'emploi: Où l'argent va. Vous employez votre temps pour remplir votre compte bancaire.
• Le de qui est votre compte tiers: De qui vous avez reçu l'argent.
• Le quoi est votre comptes de ressource: Le compte produits/salaires qui représente le travaille que vous faite dans votre société.

Lorsque vous entrez vos comptes, vous trouverez en général les comptes à utiliser et ventiler en répondant à une des questions ci-dessus ou bien à des questions similaires.

Rien qu'avec les 2 questions ci-dessus, vous pouvez facilement entrer ~ 80% de vos transactions sans effort.

Comme nous avons souvent besoins de 3 comptes pour chaque transaction, BudgetInMind supporte par défaut des entrées dans le journal avec 3 comptes sur la même ligne pour accélérer l'entrée de données.

Encore une fois, exprimez juste à haute voix ce que vous désirez entrer: J'achète de l'alimentation (mon compte d'emploi) chez mon fournisseur (mon compte de ressource). J'ai maintenant une dette envers mon fournisseur. Je rembourse donc mon fournisseur (mon compte d'emploi) avec ma carte de crédit (mon compte de ressource). Avec BudgetInMind, vous enregistrez ces 2 entrées dans le journal en une seule fois en spécifiant l'alimentation comme compte d'emploi, le fournisseur compte compte tiers et la banque comme compte de ressource.